Comment personnaliser et utiliser votre calendrier TIMIFY
Les paramètres du calendrier TIMIFY vous permettent de personnaliser l’apparence de votre calendrier et votre manière d’interagir avec les réservations. Vous pouvez configurer la vue de calendrier de votre choix, contrôler les informations affichées sur le calendrier, gérer les réservations avec le glisser-déposer ou les raccourcis clavier et choisir la manière dont le formulaire de réservation s’ouvre.
Les paramètres de votre calendrier sont enregistrés par utilisateur et par compte. Vous pouvez donc configurer le calendrier selon votre manière de travailler sans modifier la configuration des autres utilisateurs du même compte.
Structure de l’article
Voici ce que vous devez savoir
Les paramètres du calendrier sont disponibles dans la TIMIFY WebApp et sont organisés en quatre sections :
Vue du calendrier – configurez la vue par défaut, le fuseau horaire, les heures affichées, la taille des cellules et la semaine de travail.
Affichage du calendrier – contrôlez les informations affichées sur le calendrier, notamment les heures de travail des ressources, les heures de réservation en ligne, la fréquentation et le dock des applications.
Interactions – configurez le glisser-déposer, les raccourcis clavier et les indications d’action.
Formulaire de réservation – choisissez les champs de réservation facultatifs disponibles et la manière dont le formulaire s’ouvre.
Vos paramètres s’appliquent uniquement à votre utilisateur sur le compte. Il n’existe pas de configuration au niveau du compte ou du Branch Manager permettant d’appliquer les mêmes paramètres de calendrier à toute une équipe.
ℹ️ Remarque : certains paramètres du calendrier dépendent de votre forfait TIMIFY. En particulier, le glisser-déposer, les raccourcis clavier et les indications d’action sont disponibles avec les forfaits Premium et Enterprise. Les paramètres qui ne sont pas inclus dans votre forfait restent visibles, mais sont verrouillés.
1. Comment ouvrir les paramètres de votre calendrier
Depuis le calendrier, sélectionnez l’icône en forme d’engrenage située en haut à gauche, au-dessus de la colonne des horaires.
Si les raccourcis clavier sont activés, vous pouvez également appuyer sur S.
Le panneau des paramètres contient quatre colonnes : Vue du calendrier, Affichage du calendrier, Interactions et Formulaire de réservation.
Il n’y a pas de bouton Enregistrer. Les modifications prennent effet et sont enregistrées dès que vous les effectuez. Fermez le panneau à l’aide de la croix située en haut à droite lorsque vous avez terminé.
ℹ️ Remarque : lorsque vous ouvrez les paramètres depuis la vue hebdomadaire, Semaine de travail est disponible dans la section Vue du calendrier. Cette option n’apparaît pas lorsque vous ouvrez les paramètres depuis la vue quotidienne, car elle s’applique uniquement à la vue hebdomadaire.
2. Comment personnaliser la vue du calendrier
Utilisez les paramètres Vue du calendrier pour contrôler la structure de votre calendrier.
Vue du calendrier par défaut
Choisissez la vue que TIMIFY ouvre lorsque vous vous connectez :
Agenda
Quotidienne
Hebdomadaire
Planning des équipes
La vue hebdomadaire est sélectionnée par défaut jusqu’à ce que vous choisissiez une autre option. Vous pouvez toujours passer d’une vue à l’autre ; ce paramètre détermine uniquement la vue qui s’ouvre initialement.
Fuseau horaire du calendrier
Choisissez le fuseau horaire dans lequel votre calendrier est affiché.
Par exemple, si vous travaillez temporairement depuis un autre pays, vous pouvez afficher vos réservations dans le fuseau horaire local et rétablir ensuite le paramètre lorsque nécessaire.
Heures du calendrier
Utilisez les deux poignées du curseur pour choisir la première et la dernière heure affichées dans votre calendrier.
ℹ️ Remarque : les heures du calendrier modifient uniquement ce qui est affiché. Elles ne modifient pas les heures de travail des ressources, les heures de réservation en ligne ni les disponibilités. Des réservations peuvent donc exister en dehors des heures actuellement visibles dans votre calendrier.
Taille des cellules du calendrier
Ajustez la hauteur des cellules horaires du calendrier.
Des cellules plus grandes offrent davantage d’espace aux réservations courtes et peuvent les rendre plus faciles à lire et à sélectionner. Des cellules plus petites permettent d’afficher une plus grande partie de la journée simultanément.
Semaine de travail
Dans la vue hebdomadaire, sélectionnez les jours qui doivent apparaître comme colonnes dans votre calendrier.
Une semaine de travail doit comporter au moins trois jours. Lorsque seuls trois jours sont sélectionnés, vous ne pouvez plus en désélectionner un tant que vous n’avez pas sélectionné un jour supplémentaire.
3. Comment personnaliser l’affichage du calendrier
Utilisez Affichage du calendrier pour contrôler les informations affichées derrière vos réservations. Ces paramètres modifient uniquement ce que vous voyez ; ils ne modifient pas les réservations ni les disponibilités des ressources.
Vous pouvez configurer :
Heures de travail des ressources – ombre les heures pendant lesquelles chaque ressource ne travaille pas.
Heures de réservation en ligne des ressources – met en évidence les périodes pendant lesquelles une ressource peut être réservée en ligne.
Afficher la fréquentation – affiche la fréquentation prévue avec des niveaux vert, jaune, orange et rouge.
Atténuer les réservations passées – estompe les réservations qui ont déjà eu lieu.
Dock des applications – affiche un dock en bas du calendrier pour les applications compatibles installées.
ℹ️ Remarque : seules les applications installées qui prennent en charge le mode plein écran peuvent apparaître dans le dock des applications.
4. Comment activer le glisser-déposer
ℹ️ Le glisser-déposer est disponible avec les forfaits Premium et Enterprise. Il permet notamment de déplacer, redimensionner, copier et créer des réservations par glisser-déposer, ainsi que de configurer les options de confirmation décrites ci-dessous.
Accédez à Paramètres du calendrier > Interactions > Glisser-déposer et activez l’option.
Le glisser-déposer s’applique aux vues quotidienne et hebdomadaire. Une fois activé, vous pouvez :
Déplacer une réservation vers une autre heure, un autre jour ou une autre ressource.
Redimensionner une réservation en faisant glisser son bord supérieur ou inférieur.
Copier une réservation en maintenant Ctrl sous Windows ou Cmd sur Mac pendant le déplacement.
Ajouter une autre ressource en maintenant Shift tout en faisant glisser la réservation horizontalement.
Créer une réservation en faisant glisser le curseur sur une période libre.
Modifier les différents intervalles d’une réservation fractionnée.
Réorganiser les colonnes de ressources visibles lorsque votre forfait prend en charge cette option.
Lorsque vous faites glisser une réservation, le calendrier indique si la destination peut l’accepter. Un emplacement en vert indique une position autorisée, tandis que le rouge indique que la réservation ne peut pas être placée à cet endroit.
Le glisser-déposer applique les mêmes règles de planification et autorisations que la modification effectuée via le formulaire de réservation. Par exemple, TIMIFY peut refuser un déplacement lorsque la ressource n’est pas disponible, n’est pas affectée au service, possède déjà une réservation à cette heure ou lorsque vous n’avez pas l’autorisation de modifier la ressource.
Comment configurer les confirmations du glisser-déposer
Lorsque le glisser-déposer est activé, vous pouvez choisir quand TIMIFY doit vous demander de confirmer une modification :
Toujours demander avant l’enregistrement
Demander uniquement pour les réservations avec un client ou des participants
Ne jamais demander avant l’enregistrement
Demander uniquement pour les réservations avec un client ou des participants est l’option sélectionnée par défaut.
Lorsqu’une confirmation est nécessaire, un panneau apparaît à côté de la destination de la réservation. Il affiche les détails modifiés par le glisser-déposer et, le cas échéant, les options de notification.
ℹ️ Remarque : une modification effectuée par glisser-déposer n’envoie un e-mail que lorsque le panneau de confirmation apparaît et que vous laissez cochée la case de notification correspondante. Si aucun panneau de confirmation n’apparaît, aucun e-mail n’est envoyé au client ou à la ressource.
Comment déplacer, redimensionner et copier des réservations
Pour déplacer une réservation, faites glisser son corps vers une autre heure, un autre jour ou une autre ressource disponible.
Pour modifier sa durée, faites glisser le bord supérieur pour modifier l’heure de début ou le bord inférieur pour modifier l’heure de fin.
Pour copier une réservation, maintenez Ctrl sous Windows ou Cmd sur Mac tout en la faisant glisser. La réservation originale reste à sa place et la copie utilise l’heure, le jour et la ressource correspondant à l’endroit où vous la déposez.
Pour ajouter une autre ressource, maintenez Shift tout en faisant glisser la réservation horizontalement vers une autre ressource éligible.
Pour créer une réservation, faites glisser le curseur sur une période disponible dans le calendrier d’une ressource. Lorsque vous relâchez le bouton, le formulaire de réservation s’ouvre avec l’heure de début et la durée sélectionnées déjà renseignées.
Annuler une modification
Après un déplacement ou un redimensionnement réussi, un message apparaît dans le coin inférieur droit avec un bouton Annuler.
Sélectionnez Annuler pour rétablir la réservation à sa position précédente. L’annulation ne nécessite aucune confirmation et n’envoie aucun e-mail.
Si une modification ne peut pas être enregistrée, la réservation revient automatiquement à sa position précédente.
5. Comment activer les raccourcis clavier
ℹ️ Les raccourcis clavier sont disponibles avec les forfaits Premium et Enterprise.
Accédez à Paramètres du calendrier > Interactions > Raccourcis clavier et activez l’option.
Les raccourcis clavier vous permettent d’effectuer des actions dans le calendrier sans ouvrir au préalable les menus. Pour les actions spécifiques à une réservation, placez le pointeur sur la réservation et appuyez sur la touche correspondante.
Raccourcis courants
Raccourci | Action |
E | Modifier la réservation |
P | Prévisualiser la réservation |
O | Ouvrir les options de réservation |
D | Ouvrir la confirmation de suppression |
N | Créer une réservation dans le créneau libre situé sous le pointeur |
Ctrl/Cmd + C | Copier |
Ctrl/Cmd + X | Couper |
Ctrl/Cmd + V | Coller |
1–4 | Changer de vue du calendrier |
T | Aller à aujourd’hui |
G | Ouvrir le sélecteur de date |
S | Ouvrir les paramètres du calendrier |
F | Ouvrir ou fermer les filtres |
H | Afficher ou masquer les indications d’action |
Shift + ? | Ouvrir la liste des raccourcis |
Les raccourcis spécifiques aux réservations sont disponibles dans les vues quotidienne et hebdomadaire. Les raccourcis de navigation sont disponibles plus largement dans les différentes vues du calendrier.
Appuyez sur Shift + ? pour ouvrir la liste complète des raccourcis. Les raccourcis clavier doivent être activés pour que cette commande fonctionne.
6. Comment utiliser les indications d’action
ℹ️ Les indications d’action sont disponibles avec les forfaits Premium et Enterprise. Elles peuvent être utilisées dans les vues quotidienne et hebdomadaire du calendrier.
Accédez à Paramètres du calendrier > Interactions > Indications d’action et activez l’option.
La barre des indications d’action apparaît en bas des vues quotidienne et hebdomadaire et affiche les actions disponibles en fonction de la position de votre pointeur.
Lorsque vous placez le pointeur sur une réservation, elle affiche des actions telles que prévisualiser, modifier, options, supprimer, copier et couper. Lorsque vous placez le pointeur sur un créneau libre, elle affiche des actions telles que créer ou coller une réservation.
Vous pouvez appuyer sur H pour afficher ou masquer la barre des indications sans ouvrir le panneau des paramètres.
7. Comment configurer le formulaire de réservation
La section Formulaire de réservation contrôle les champs facultatifs qui sont disponibles pour vous et la manière dont le formulaire s’ouvre.
Vous pouvez afficher ou masquer les champs facultatifs suivants :
Réservation récurrente
Réservation fractionnée
Temps de préparation et de suivi
Durée en jours
Désactiver l’une de ces options ne modifie pas vos services ni les réservations existantes. Cela détermine uniquement si le champ est proposé dans le formulaire de réservation pour votre utilisateur.
Choisir l’apparence par défaut du formulaire
Sous Apparence du formulaire par défaut, choisissez :
Intégrée – le formulaire s’ouvre à côté du calendrier afin que vous puissiez continuer à voir les réservations environnantes.
Plein écran – le formulaire s’ouvre sur toute la fenêtre.
Vous pouvez basculer un formulaire individuel entre le mode intégré et le plein écran pendant qu’il est ouvert. Cette modification ne concerne que ce formulaire et ne change pas votre paramètre par défaut.
8. Conseils importants
Le glisser-déposer fonctionne uniquement dans les vues quotidienne et hebdomadaire.
Les indications d’action sont également limitées aux vues quotidienne et hebdomadaire.
Une seule réservation peut être déplacée à la fois.
Une réservation qui se termine un autre jour que celui où elle commence ne peut pas être déplacée ni redimensionnée.
Le glisser-déposer ne contourne pas les autorisations de réservation, les heures de travail ou la disponibilité des ressources.
Copier une réservation faisant partie d’une série récurrente ne copie que la réservation individuelle, et non la série.
Les paramètres du calendrier sont personnels. Ils ne peuvent actuellement pas être configurés ou imposés à toute une équipe.
Les paramètres qui ne sont pas inclus dans votre forfait restent visibles, mais sont verrouillés.
9. FAQ
Q. Pourquoi ne puis-je pas faire glisser une réservation ?
Vérifiez que Paramètres du calendrier > Interactions > Glisser-déposer est activé et que cette fonctionnalité est disponible avec votre forfait.
Une réservation spécifique peut également ne pas pouvoir être déplacée en raison de ses autorisations ou de certaines conditions de planification. Les réservations qui s’étendent sur plusieurs jours ne peuvent pas être déplacées ni redimensionnées.
Q. Pourquoi la réservation devient-elle rouge lorsque je la fais glisser ?
Le rouge indique que la destination actuelle ne peut pas accepter la réservation. Cela peut être dû à la disponibilité de la ressource, aux heures de travail ou de réservation en ligne, à une autre réservation ou à un événement privé, à une absence de la ressource, à l’affectation du service ou à vos autorisations.
Q. Un client recevra-t-il un e-mail lorsque je fais glisser sa réservation ?
Uniquement lorsqu’un panneau de confirmation apparaît et que vous laissez cochée la case de notification correspondante.
Si la réservation est enregistrée sans afficher le panneau de confirmation, aucun e-mail n’est envoyé au client ou à la ressource.
Q. Pourquoi mes raccourcis clavier ne fonctionnent-ils pas ?
Vérifiez Paramètres du calendrier > Interactions > Raccourcis clavier et assurez-vous que la fonctionnalité est disponible avec votre forfait.
Certains raccourcis dépendent également de la vue du calendrier. Les raccourcis spécifiques aux réservations fonctionnent dans les vues quotidienne et hebdomadaire, mais pas dans les vues Agenda ou Planning des équipes.
Q. Puis-je appliquer les mêmes paramètres de calendrier à toute mon équipe ?
Non. Les paramètres du calendrier sont enregistrés par utilisateur et par compte. Chaque utilisateur configure son propre calendrier. Il n’existe pas de paramètre au niveau du Branch Manager ou du compte permettant d’appliquer la même configuration à tout le monde.
Q. Mes paramètres s’appliquent-ils lorsque je passe à un autre compte TIMIFY ?
Chaque compte possède sa propre configuration. Si votre utilisateur a accès à plusieurs comptes, vous pouvez configurer le calendrier séparément pour chacun d’eux.