Logiciel de gestion des files d’attente pour les rendez-vous et les visites spontanées réunis
TIMIFY Smart Serve connecte les rendez-vous planifiés, les visites spontanées, les check-ins, la disponibilité du personnel, les affichages de file d’attente en direct et les mises à jour client dans un flux de service intelligent unique.
Qu’est-ce que TIMIFY Smart Serve ?
TIMIFY Smart Serve est une solution intelligente de gestion des files d’attente et d’orchestration des services qui aide les entreprises à gérer les rendez-vous planifiés et les visites spontanées dans une seule file d’attente en temps réel.
Elle étend le calendrier TIMIFY avec une logique de file d’attente en direct, le check-in client, la coordination des ressources, la gestion des retards, les affichages de file d’attente, les tickets numériques et les workflows du personnel.
Votre planning est prévu. Votre journée ne l’est pas.
La moitié de votre journée se compose de rendez-vous réservés en ligne, d’examens de vue, de conseils et de consultations auditives. L’autre moitié correspond aux visites spontanées arrivées sans réservation. Elles mobilisent le même personnel et le même créneau horaire.
De la planification statique à l’orchestration des services en direct
Smart Serve regroupe les réservations en ligne, les visites spontanées, les check-ins, les ressources et les mises à jour destinées aux clients dans une seule file d’attente en direct. Résultat : un environnement de service plus serein, où les clients et les employés savent ce qui se passe.
Pourquoi Smart Serve est bien plus qu’un système de file d’attente
De nombreux systèmes de file d’attente commencent lorsqu’un client prend un ticket. Smart Serve commence plus tôt — avec le rendez-vous. Comme Smart Serve étend la planification TIMIFY, il connecte l’ensemble du parcours client.
How Smart Serve Works
Les rendez-vous deviennent des tickets en direct
Certains clients arrivent avec une réservation en ligne. D’autres se présentent simplement sans rendez-vous. Smart Serve intègre les deux groupes dans la même file d’attente ordonnée dès leur arrivée, afin que les équipes puissent gérer les rendez-vous planifiés et les visites spontanées dans un flux commun.
Les clients ayant réservé peuvent s’enregistrer avec un QR code ou un numéro de réservation, transformant ainsi leur rendez-vous en ticket de file d’attente actif.
Les visites spontanées rejoignent le même flux de service
En libre-service : sur un kiosque ou une tablette, le client scanne son QR code ou appuie sur « Rejoindre la file d’attente ».
En mode concierge : un collaborateur l’accueille et crée le ticket. Dans les deux cas, la visite devient un ticket de file d’attente en direct.
Elle entre ensuite dans la même logique de file d’attente que les clients ayant réservé.
Smart Serve met à jour chaque point de contact
Les changements dans la file d’attente sont immédiatement reflétés sur les tickets mobiles, les affichages en salle d’attente, les vues kiosque et les tableaux de bord du personnel. Les clients voient toujours le dernier statut, qu’ils attendent à proximité ou qu’ils suivent la file d’attente sur leur téléphone.
Lorsqu’ils sont appelés, le ticket mobile indique ce qu’ils doivent faire ensuite, qu’il s’agisse de revenir à temps, de quitter la file d’attente ou de réserver plutôt un rendez-vous ultérieur.
Le personnel gère la file d’attente en temps réel
Le Queue Manager offre au personnel un tableau en direct unique pour les réservations, les visites spontanées, les check-ins, les ressources et le statut des tickets. Les équipes peuvent appeler les clients, faire avancer les tickets dans le flux, ajouter du temps, réattribuer des ressources ou marquer les absences, le tout depuis un seul espace de travail.
Chaque action met à jour la file d’attente en temps réel et enregistre ce qui s’est réellement passé, des absences à la durée réelle du service. Cela permet de garder la journée de service claire, maîtrisée et plus facile à améliorer au fil du temps.
Le principe Smart Serve : Prévoir. Ajuster. Vérifier.
Prévoir – Voir ce qui arrive
Smart Serve utilise les rendez-vous à venir, les durées de service et la disponibilité des ressources pour créer une projection en direct de la prochaine partie de la journée. Votre équipe peut voir la demande attendue avant qu’elle ne devienne une pression, ce qui aide le personnel à se préparer aux rendez-vous à venir, aux visites spontanées et aux éventuels goulots d’étranglement.
Ajuster – Réagir lorsque la réalité change
Lorsqu’un service dure plus longtemps, qu’une visite spontanée rejoint la file, qu’une réservation est annulée ou qu’une ressource devient indisponible, Smart Serve met à jour le flux en temps réel. Au lieu de laisser les retards créer le chaos, le système recalcule, lorsque c’est possible, l’ordre de la file, les estimations d’attente et les affectations de ressources.
Vérifier – Garder chaque vue à jour
Chaque mise à jour est synchronisée avec la logique de planification TIMIFY, afin que les tableaux de bord du personnel, les affichages clients, les tickets mobiles et les vues de file d’attente reflètent la même réalité opérationnelle. Cela aide les équipes à éviter les doubles réservations, les mises à jour manquées et les informations contradictoires.
Donnez au personnel le contrôle nécessaire, sans ajouter de travail manuel
- Voir toute la file: en attente, en appel, en service et les tickets nécessitant une attention.
- Gérer les tickets rapidement: appeler les clients, marquer les absences, ajuster le temps et réaffecter les ressources.
- Garder le contexte connecté: filtrer par service, membre du personnel ou ressource, tout en conservant les informations client associées.
