Wie Sie Ihren TIMIFY Kalender individuell anpassen und damit arbeiten

Mit den Kalendereinstellungen von TIMIFY können Sie individuell festlegen, wie Ihr Kalender dargestellt wird und wie Sie mit Buchungen arbeiten. Sie können Ihre bevorzugte Kalenderansicht konfigurieren, bestimmen, welche Informationen im Kalender angezeigt werden, Buchungen per Drag & Drop oder Tastenkombinationen verwalten und festlegen, wie sich das Buchungsformular öffnet.

Ihre Kalendereinstellungen werden pro Benutzer und Account gespeichert. So können Sie den Kalender an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen, ohne die Einstellungen anderer Benutzer desselben Accounts zu verändern.

Artikelstruktur

1. So öffnen Sie Ihre Kalendereinstellungen

2. So passen Sie Ihre Kalenderansicht individuell an

3. So passen Sie Ihre Kalenderanzeige individuell an

4. So aktivieren Sie Drag & Drop

5. So aktivieren Sie Tastenkombinationen

6. So verwenden Sie Aktionshinweise

7. So konfigurieren Sie das Buchungsformular

8. Wichtige Tipps

9. FAQ

Das sollten Sie wissen

Die Kalendereinstellungen sind in der TIMIFY WebApp verfügbar und in vier Bereiche unterteilt:

• Kalenderansicht – Legen Sie die Standardansicht, Zeitzone, angezeigten Uhrzeiten, Zellengröße und Arbeitswoche fest.

• Kalenderanzeige – Bestimmen Sie, welche Informationen im Kalender angezeigt werden, darunter Arbeitszeiten der Ressourcen, Online-Buchungszeiten, Kundenfrequenz und das Apps Dock.

• Interaktionen – Konfigurieren Sie Drag & Drop, Tastenkombinationen und Aktionshinweise.

• Buchungsformular – Wählen Sie aus, welche optionalen Buchungsfelder verfügbar sind und wie sich das Buchungsformular öffnet.

Ihre Einstellungen gelten ausschließlich für Ihren Benutzer im jeweiligen Account. Es gibt keine Einstellung auf Account-Ebene oder im Branch Manager, mit der dieselben Kalendereinstellungen für ein gesamtes Team festgelegt werden können.
​

ℹ️ Einige Kalendereinstellungen hängen von Ihrem TIMIFY Plan ab. Insbesondere Drag & Drop, Tastenkombinationen und Aktionshinweise sind mit Premium und Enterprise verfügbar. Einstellungen, die nicht in Ihrem Tarif enthalten sind, bleiben sichtbar, sind jedoch gesperrt.

1. So öffnen Sie Ihre Kalendereinstellungen

Klicken Sie im Kalender auf das Zahnradsymbol oben links über der Zeitspalte.

Wenn Tastenkombinationen aktiviert sind, können Sie alternativ S drücken.
​

Das Einstellungsfenster enthält vier Bereiche: Kalenderansicht, Kalenderanzeige, Interaktionen und Buchungsformular.
​

Es gibt keinen Speichern-Button. Änderungen werden sofort übernommen und automatisch gespeichert. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Fenster über das Kreuz oben rechts.

ℹ️ Wenn Sie die Einstellungen in der Wochenansicht öffnen, ist unter Kalenderansicht die Option Arbeitswoche verfügbar. In der Tagesansicht wird diese Option nicht angezeigt, da sie ausschließlich für die Wochenansicht gilt.

2. So passen Sie Ihre Kalenderansicht individuell an

Mit den Einstellungen unter Kalenderansicht können Sie die Darstellung Ihres Kalenders anpassen.

Standard-Kalenderansicht

Wählen Sie aus, welche Ansicht TIMIFY nach der Anmeldung öffnet:

• Agenda

• Tagesansicht

• Wochenansicht

• Schichtplan

Die Wochenansicht ist standardmäßig ausgewählt, bis Sie eine andere Option festlegen. Sie können jederzeit zwischen den Kalenderansichten wechseln. Diese Einstellung bestimmt lediglich, welche Ansicht beim Öffnen des Kalenders zuerst angezeigt wird.

Zeitzone des Kalenders

Wählen Sie die Zeitzone aus, in der Ihr Kalender angezeigt werden soll.

Wenn Sie beispielsweise vorübergehend aus einem anderen Land arbeiten, können Sie Ihre Buchungen in der lokalen Zeitzone anzeigen lassen und die Einstellung bei Bedarf anschließend wieder zurücksetzen.

Kalenderzeiten

Verwenden Sie die beiden Regler, um festzulegen, welche Uhrzeit als erste und welche als letzte in Ihrem Kalender angezeigt wird.

ℹ️ Die Kalenderzeiten ändern lediglich die Anzeige. Sie haben keinen Einfluss auf die Arbeitszeiten der Ressourcen, Online-Buchungszeiten oder Verfügbarkeiten. Buchungen können daher auch außerhalb der aktuell sichtbaren Kalenderzeiten liegen.

Zellengröße des Kalenders

Passen Sie die Höhe der Zeitzellen im Kalender an.

Größere Zellen bieten kurzen Buchungen mehr Platz und können diese leichter lesbar und auswählbar machen. Mit kleineren Zellen können Sie einen größeren Teil des Tages auf einmal sehen.

Arbeitswoche

Wählen Sie in der Wochenansicht aus, welche Wochentage als Spalten in Ihrem Kalender angezeigt werden.

Eine Arbeitswoche muss mindestens drei Tage umfassen. Sobald nur noch drei Tage ausgewählt sind, können Sie keinen weiteren Tag abwählen, bis Sie zunächst einen zusätzlichen Tag auswählen.

3. So passen Sie ihre Kalenderanzeige individuell an

Mit den Einstellungen unter Kalenderanzeige können Sie festlegen, welche Informationen hinter Ihren Buchungen angezeigt werden. Diese Einstellungen ändern lediglich die Darstellung und haben keinen Einfluss auf Buchungen oder die Verfügbarkeit von Ressourcen.
​

Sie können Folgendes konfigurieren:

• Arbeitszeiten der Ressourcen schattieren – schattiert die Zeiten, in denen die jeweilige Ressource nicht arbeitet.

• Online-Buchungszeiten der Ressourcen schattieren – hebt die Zeiträume hervor, in denen eine Ressource online gebucht werden kann.

• Laufkundschaft anzeigen – zeigt die erwartete Kundenfrequenz anhand grüner, gelber, orangefarbener und roter Stufen an.

• Vergangene Buchungen abblenden – stellt bereits vergangene Buchungen blasser dar.

• Apps Dock – zeigt am unteren Rand des Kalenders ein Dock für kompatible installierte Apps an.

ℹ️ Im Apps Dock können nur installierte Apps angezeigt werden, die den Vollbildmodus unterstützen.
​

4. So aktivieren Sie Drag & Drop

ℹ️ Drag & Drop ist mit den Plänen Premium und Enterprise verfügbar. Dazu gehören das Verschieben, Ändern der Größe, Kopieren und Erstellen von Buchungen per Drag & Drop sowie die unten beschriebenen Bestätigungseinstellungen.

Gehen Sie zu Kalendereinstellungen > Interaktionen > Drag & Drop und aktivieren Sie den Schalter.

Drag & Drop kann in der Tages- und Wochenansicht des Kalenders verwendet werden. Nach der Aktivierung können Sie:

• Eine Buchung auf eine andere Uhrzeit, einen anderen Tag oder eine andere Ressource verschieben.

• Die Dauer einer Buchung ändern, indem Sie den oberen oder unteren Rand ziehen.

• Eine Buchung kopieren, indem Sie unter Windows Strg bzw. auf dem Mac Cmd gedrückt halten und die Buchung gleichzeitig ziehen.

• Eine weitere Ressource hinzufügen, indem Sie Shift gedrückt halten und die Buchung seitlich ziehen.

• Eine Buchung erstellen, indem Sie über einen freien Zeitraum ziehen.

• Einzelne Intervalle einer geteilten Buchung ändern.

• Die sichtbaren Ressourcenspalten neu anordnen, sofern Ihr Plan diese Option unterstützt.

Während Sie eine Buchung ziehen, zeigt der Kalender an, ob sie an der gewünschten Stelle platziert werden kann. Ein grüner Platzhalter zeigt eine zulässige Position an, während Rot darauf hinweist, dass die Buchung dort nicht platziert werden kann.

Für Drag & Drop gelten dieselben Regeln für die Terminplanung und Berechtigungen wie bei der Bearbeitung über das Buchungsformular. TIMIFY kann das Verschieben beispielsweise verhindern, wenn die Ressource nicht verfügbar oder der Leistung nicht zugewiesen ist, zu diesem Zeitpunkt bereits eine Buchung hat oder Sie nicht über die erforderliche Berechtigung zum Bearbeiten der Ressource verfügen.
​

So konfigurieren Sie Drag & Drop Bestätigungen

Wenn Drag & Drop aktiviert ist, können Sie festlegen, wann TIMIFY Sie auffordert, eine Änderung zu bestätigen:

• Vor dem Speichern immer nachfragen

• Nur bei Buchungen mit Kunden oder Teilnehmern nachfragen

• Vor dem Speichern nie nachfragen

Nur bei Buchungen mit einem Kunden oder Teilnehmern nachfragen ist die Standardeinstellung.

Wenn eine Bestätigung erforderlich ist, erscheint neben der neuen Position der Buchung ein Bestätigungsfenster. Es zeigt die durch das Verschieben vorgenommenen Änderungen und gegebenenfalls die verfügbaren Benachrichtigungsoptionen an.

ℹ️ Bei einer per Drag & Drop vorgenommenen Änderung wird nur dann eine E-Mail versendet, wenn das Bestätigungsfenster erscheint und das entsprechende Kontrollkästchen für die Benachrichtigung aktiviert bleibt. Erscheint kein Bestätigungsfenster, wird keine E-Mail an den Kunden oder die Ressource versendet.
​

So verschieben, vergrößern, verkleinern und kopieren Sie Buchungen

Um eine Buchung zu verschieben, ziehen Sie sie auf eine andere verfügbare Uhrzeit, einen anderen Tag oder eine andere Ressource.

Um die Dauer einer Buchung zu ändern, ziehen Sie den oberen Rand, um die Startzeit zu ändern, oder den unteren Rand, um die Endzeit zu ändern.
​

Um eine Buchung zu kopieren, halten Sie unter Windows Strg bzw. auf dem Mac Cmd gedrückt, während Sie die Buchung ziehen. Das Original bleibt an seiner Position und die Kopie übernimmt die Uhrzeit, den Tag und die Ressource der Position, an der Sie sie ablegen.

Um eine weitere Ressource hinzuzufügen, halten Sie Shift gedrückt und ziehen Sie die Buchung seitlich auf eine andere verfügbare Ressource.

Um eine Buchung zu erstellen, ziehen Sie über einen verfügbaren Zeitraum im Kalender einer Ressource. Sobald Sie loslassen, öffnet sich das Buchungsformular, in dem die ausgewählte Startzeit und Dauer bereits eingetragen sind.

Änderung rückgängig machen

Nach dem erfolgreichen Verschieben oder Ändern der Dauer erscheint unten rechts eine Meldung mit dem Button Rückgängig machen.

Wählen Sie Rückgängig machen, um die Buchung an ihre vorherige Position zurückzusetzen. Für das Rückgängigmachen ist keine Bestätigung erforderlich und es wird keine E-Mail versendet.

Kann eine Änderung nicht gespeichert werden, kehrt die Buchung automatisch an ihre vorherige Position zurück.

5. So aktivieren Sie Tastenkombinationen

ℹ️ Tastenkombinationen sind mit den Plänen Premium und Enterprise verfügbar.

Gehen Sie zu Kalendereinstellungen > Interaktionen > Tastenkombinationen und aktivieren Sie den Schalter.

Mit Tastenkombinationen können Sie Aktionen im Kalender ausführen, ohne zuvor Menüs öffnen zu müssen. Für buchungsspezifische Aktionen bewegen Sie den Mauszeiger über die Buchung und drücken Sie die entsprechende Taste.
​

Zu den häufig verwendeten Tastenkombinationen gehören:

Buchungsspezifische Tastenkombinationen sind in der Tages- und Wochenansicht verfügbar. Tastenkombinationen für die Navigation können auch in weiteren Kalenderansichten verwendet werden.
​

ℹ️ Drücken Sie Shift + ?, um die vollständige Liste der Tastenkombinationen zu öffnen. Damit dieser Befehl funktioniert, müssen Tastenkombinationen aktiviert sein.
​

6. So verwenden Sie Aktionshinweise

ℹ️ Aktionshinweise sind mit den Tarifen Premium und Enterprise verfügbar. Sie können in der Tages- und Wochenansicht des Kalenders verwendet werden.

Gehen Sie zu Kalendereinstellungen > Interaktionen > Aktionshinweise und aktivieren Sie den Schalter.

Die Leiste mit den Aktionshinweisen wird am unteren Rand der Tages- und Wochenansicht angezeigt und zeigt abhängig von der Position Ihres Mauszeigers die verfügbaren Aktionen an.

Wenn Sie den Mauszeiger über eine Buchung bewegen, werden Aktionen wie Vorschau, Bearbeiten, Optionen, Löschen, Kopieren und Ausschneiden angezeigt.

Bewegen Sie den Mauszeiger über einen freien Zeitraum, werden Aktionen wie das Erstellen oder Einfügen einer Buchung angezeigt.

Drücken Sie H, um die Leiste mit den Aktionshinweisen ein- oder auszublenden, ohne das Einstellungsfenster zu öffnen.

7. So konfigurieren Sie das Buchungsformular

Im Bereich Buchungsformular können Sie festlegen, welche optionalen Felder verfügbar sind und wie sich das Formular öffnet.

Sie können die folgenden optionalen Felder ein- oder ausblenden:

• Buchung wiederholen

• Buchung teilen

• Vor- und Nachbereitungszeiten

• Tagesdauer

Wenn Sie eine dieser Optionen deaktivieren, hat dies keine Auswirkungen auf Ihre Leistungen oder bestehenden Buchungen. Die Einstellung bestimmt lediglich, ob das entsprechende Feld für Ihren Benutzer im Buchungsformular angezeigt wird.

Standardansicht des Formulars auswählen

Unter Standardansicht des Formulars können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

• Eingebettet – öffnet das Formular neben dem Kalender, sodass die umliegenden Buchungen weiterhin sichtbar bleiben.

• Vollbild – öffnet das Formular über das gesamte Fenster.

Sie können ein geöffnetes Formular jederzeit zwischen der Eingebetteten- und Vollbildansicht wechseln. Diese Änderung gilt nur für das jeweilige Formular und hat keinen Einfluss auf Ihre Standardansicht.

8. Wichtige Tipps

• Drag & Drop funktioniert nur in der Tages- und Wochenansicht.

• Aktionshinweise sind ebenfalls auf die Tages- und Wochenansicht beschränkt.

• Es kann jeweils nur eine Buchung per Drag & Drop verschoben werden.

• Eine Buchung, die an einem anderen Tag endet als sie beginnt, kann nicht per Drag & Drop verschoben oder in ihrer Dauer geändert werden.

• Drag & Drop setzt Buchungsberechtigungen, Arbeitszeiten oder die Verfügbarkeit von Ressourcen nicht außer Kraft.

• Beim Kopieren einer Buchung aus einer Buchungsserie wird nur die einzelne Buchung kopiert, nicht die gesamte Serie.

• Kalendereinstellungen sind benutzerspezifisch. Sie können derzeit nicht für ein gesamtes Team konfiguriert oder verbindlich festgelegt werden.

• Einstellungen, die nicht in Ihrem Tarif enthalten sind, bleiben sichtbar, sind jedoch gesperrt.

9. FAQ

F. Warum kann ich eine Buchung nicht per Drag & Drop verschieben?

Prüfen Sie, ob Kalendereinstellungen > Interaktionen > Drag & Drop aktiviert ist und die Funktion in Ihrem Tarif verfügbar ist.

Eine bestimmte Buchung kann außerdem aufgrund von Berechtigungen oder Bedingungen der Terminplanung nicht per Drag & Drop verschoben werden. Buchungen, die sich über mehr als einen Tag erstrecken, können weder verschoben noch in ihrer Dauer geändert werden.

F. Warum wird eine Buchung beim Verschieben rot angezeigt?

Rot bedeutet, dass die Buchung nicht an der aktuellen Position platziert werden kann. Gründe dafür können die Verfügbarkeit einer Ressource, Arbeits- oder Online-Buchungszeiten, eine andere Buchung oder ein privater Termin, die Abwesenheit einer Ressource, die Zuweisung einer Leistung oder Ihre Berechtigungen sein.

F. Erhält ein Kunde eine E-Mail, wenn ich seine Buchung per Drag & Drop verschiebe?

Nur wenn ein Bestätigungsfenster erscheint und das entsprechende Kontrollkästchen für die Benachrichtigung aktiviert bleibt.

Wird die Buchung gespeichert, ohne dass das Bestätigungsfenster erscheint, wird keine E-Mail an den Kunden oder die Ressource versendet.

F. Warum funktionieren meine Tastenkombinationen nicht?

Prüfen Sie unter Kalendereinstellungen > Interaktionen > Tastenkombinationen, ob die Funktion aktiviert und in Ihrem Tarif verfügbar ist.

Einige Tastenkombinationen hängen außerdem von der Kalenderansicht ab. Buchungsspezifische Tastenkombinationen funktionieren in der Tages- und Wochenansicht, jedoch nicht in der Agenda oder im Schichtplan.

F. Kann ich dieselben Kalendereinstellungen für mein gesamtes Team festlegen?

Nein. Kalendereinstellungen werden pro Benutzer und Account gespeichert. Jeder Benutzer konfiguriert seinen Kalender individuell. Es gibt keine Einstellung im Branch Manager oder auf Account-Ebene, mit der dieselbe Konfiguration für alle Benutzer festgelegt werden kann.

F. Gelten meine Einstellungen auch, wenn ich zu einem anderen TIMIFY Account wechsle?

Jeder Account verfügt über eine eigene Konfiguration. Wenn Ihr Benutzer Zugriff auf mehrere Accounts hat, können Sie den Kalender für jeden Account separat konfigurieren.