Ein Kunde, mehrere Standorte: So verhindern Sie Doppelbuchungen in Ihrem gesamten Netzwerk

Das Teilen von Mitarbeitenden zwischen verschiedenen Standorten verschafft Unternehmen mehr Flexibilität. Eine Fachkraft kann mehrere Filialen unterstützen, Teams können besser auf eine veränderte Nachfrage reagieren und Kund:innen erhalten standortübergreifend Zugang zur passenden Expertise.

Doch gemeinsam genutzte Ressourcen bringen eine Herausforderung bei der Terminplanung mit sich, die leicht unterschätzt wird.

Stellen Sie sich eine Optometristin oder einen Optometristen vor, die bzw. der in zwei Filialen arbeitet. Ein Kunde bucht um 14:00 Uhr einen Termin an Standort A. Wenn Standort B seinen Kalender unabhängig verwaltet, könnte 14:00 Uhr dort weiterhin als verfügbar angezeigt werden. Die Fachkraft hat nun zwei Termine zur gleichen Zeit - an zwei unterschiedlichen Orten.

Dasselbe Problem kann Gesundheitsnetzwerke, Einzelhändler, Beratungsunternehmen und jede Organisation betreffen, in der Mitarbeitende mehrere Standorte unterstützen.

Mit wachsendem Standortnetz wird es schnell unpraktikabel, solche Konflikte durch Anrufe, Nachrichten oder manuelle Kalenderprüfungen zu lösen. Gemeinsam genutzte Ressourcen sollten Flexibilität schaffen, nicht Terminkonflikte.

Die Lösung besteht darin, die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden als standortübergreifende Größe zu betrachten und nicht als etwas, das in jeder Filiale isoliert verwaltet wird.

Warum lokale Kalender allein nicht ausreichen

Kalender für einzelne Standorte kann gut funktionieren, wenn Teams unabhängig voneinander arbeiten.

Die Situation ändert sich jedoch, sobald ein Mitarbeitender an mehreren Standorten tätig ist.

Ein lokaler Kalender kann anzeigen, ob diese Person an genau diesem Standort einen Termin hat. Operativ entscheidend ist jedoch, ob sie irgendwo anders im Standortnetzwerk bereits gebucht ist.

Ohne diese Verbindung kann jeder Standort nur einen unvollständigen Überblick über die tatsächliche Verfügbarkeit des Mitarbeitenden haben.

Ein einfaches Beispiel:

• Standort A plant eine Kundenberatung von 10:00 bis 11:00 Uhr.
• Dieselbe Beratungskraft arbeitet auch für Standort B.
• Im Kalender von Standort B wird die Person von 10:00 bis 11:00 Uhr weiterhin als verfügbar angezeigt.
• Ein weiterer Kunde wählt denselben Zeitraum.
• Das Team muss den Konflikt erkennen, einen der Kunden kontaktieren und den Termin neu vereinbaren.

Das Problem besteht nicht darin, dass einer der Standorte falsch geplant hat. Jeder Standort hat auf Grundlage der ihm verfügbaren Informationen gehandelt.

Das eigentliche Problem ist, dass die Verfügbarkeit lokal verwaltet wurde, obwohl die Ressource standortübergreifend eingesetzt wird.

Mehr zu dieser Herausforderung erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Terminmanagement über mehrere Standorte hinweg.

Ein freier Termin an einem Standort bedeutet nicht immer, dass ein Mitarbeitender verfügbar ist

Die Ressourcenplanung über mehrere Standorte hinweg erfordert ein anderes Verständnis von Verfügbarkeit.

Wenn ein Mitarbeitender an mehreren Standorten tätig ist, muss ein Termin, der in einem Account erstellt wird, auch beeinflussen, was in den anderen Accounts gebucht werden kann.

Der Cross-Account Sync von TIMIFY wurde genau für diese Situation entwickelt.

Ein Mitarbeitender, der mehreren berechtigten TIMIFY Accounts zugeordnet ist, kann diese Accounts für die Synchronisierung miteinander verbinden. Sobald die Synchronisierung aktiv ist, wird für eine Buchung dieser Ressource an einem Standort in den verbundenen Accounts eine entsprechende Cross-Account-Buchung bzw. ein Blocker erstellt.

Erhält ein Mitarbeitender beispielsweise an Standort A einen Termin von 14:00 bis 15:00 Uhr, wird derselbe Zeitraum für diese Ressource auch an Standort B blockiert.

So muss nicht jede Filiale vor der Terminvergabe mehrere Kalender manuell überprüfen. Stattdessen überträgt das Buchungssystem die relevanten Informationen automatisch zwischen den verbundenen Accounts.

Die ursprüngliche Buchung bleibt, wo sie hingehört

Cross-Account Sync muss nicht den vollständigen Termin in jeder Filiale duplizieren.

Der Account, in dem der Termin ursprünglich erstellt wurde, dient als Host-Kalender. Die verbundenen Accounts erhalten einen Blocker in ihren Gast-Kalendern.

Diese Unterscheidung ist wichtig.

Der Blocker schützt die Zeit des Mitarbeitenden, ohne unnötige Termininformationen für andere Standorte offenzulegen. Kundendaten, Serviceinformationen, Notizen oder Buchungsdatenfelder werden nicht in den Gast-Account übertragen.

Andere Ressourcen sehen lediglich, dass dieser Zeitraum nicht verfügbar ist.

Der dem Termin zugeordnete Mitarbeitende kann zusätzliche Informationen zum eigenen Blocker einsehen und bei Bedarf zur ursprünglichen Buchung zurückkehren.

So entsteht ein sinnvoller Ausgleich: Verfügbarkeiten können im gesamten Standortnetzwerk geteilt werden, ohne unnötig die Inhalte eines Termins offenzulegen.

Warum standortübergreifende Terminkonflikte mit zunehmendem Wachstum schwieriger zu managen sind

Bei zwei Standorten und einem gemeinsam eingesetzten Mitarbeitenden haben Teams möglicherweise noch das Gefühl, Terminkonflikte durch direkte Kommunikation bewältigen zu können.

Kommen jedoch weitere Standorte und gemeinsam eingesetzte Mitarbeitende hinzu, wird dieser Ansatz zunehmend fehleranfällig.

Eine Fachkraft im Einzelhandel könnte beispielsweise drei Filialen unterstützen. Eine Optometristin oder ein Optometrist kann die Arbeitswoche auf mehrere Praxen verteilen. Eine Beratungskraft könnte Vor-Ort-Termine für ein Büro übernehmen und gleichzeitig Online-Beratungen für Kunden anbieten, die über einen anderen Standort buchen.

Mit jeder zusätzlichen Kombination aus Mitarbeitendem, Account und Termin entstehen weitere Abhängigkeiten bei der Verfügbarkeit.

Deshalb bedeutet Terminplanung für mehrere Standorte nicht einfach nur, jeder Filiale einen eigenen digitalen Kalender zur Verfügung zu stellen. Die Kalender müssen auch berücksichtigen, wenn eine Ressource bereits an einem anderen Standort gebucht ist.

Eine zentrale Synchronisierung ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Fachwissen flexibel im gesamten Standortnetzwerk einsetzen möchten, anstatt jeden Mitarbeitenden dauerhaft einem einzigen Standort zuzuweisen.

Wo die Planung gemeinsam genutzter Ressourcen besonders wichtig ist

Verschiedene Branchen sind auf unterschiedliche Weise mit dieser Herausforderung konfrontiert, doch das zugrunde liegende Planungsproblem ist erstaunlich ähnlich.

Optikunternehmen

Optikerketten beschäftigen häufig Optometrist:innen oder andere Fachkräfte, die je nach Bedarf zwischen verschiedenen Filialen wechseln.

Wenn eine Optometristin oder ein Optometrist an mehreren Standorten für Kund:innen buchbar ist, muss jede Filiale wissen, wann diese Person bereits an einem anderen Standort gebucht wurde. Standortübergreifende Blocker können diese Zeiträume schützen und gleichzeitig dafür sorgen, dass der Mitarbeitende zu anderen Zeiten weiterhin über die verbundenen Standorte buchbar bleibt.

Gesundheitsnetzwerke

Ärzt:innen und andere medizinische Fachkräfte bieten möglicherweise Termine in verschiedenen Praxen oder Einrichtungen an.

Unabhängig voneinander verwaltete Kalender erhöhen das Risiko, dass eine Fachkraft an einem Standort als verfügbar erscheint, obwohl sie zeitgleich bereits einen Patienten an einem anderen Standort behandelt. Die Synchronisierung von Buchungen zwischen den Accounts sorgt für einen genaueren Überblick darüber, wann die Fachkraft tatsächlich einen weiteren Termin annehmen kann.

Einzelhandelsnetzwerke

Mitarbeitende mit spezialisiertem Fachwissen können zwischen verschiedenen Filialen wechseln, anstatt dauerhaft einem einzigen Standort zugeordnet zu sein.

Dazu können beispielsweise Personal-Shopping-Termine, technische Beratungen, Produktexpert:innen oder andere buchbare Services gehören. Wenn ihre Terminverpflichtungen in den verbundenen Accounts sichtbar sind, können Filialen diese Fachkräfte flexibel einsetzen, ohne auf manuelle Abstimmungen angewiesen zu sein.

Beratungs- und Servicenetzwerke

Ein Standort muss nicht immer mit einem physischen Termin verbunden sein.

Eine Beratungskraft könnte beispielsweise einen Vor-Ort-Termin über ein Büro wahrnehmen und anschließend Telefon- oder Videotermine betreuen, die über einen anderen Account gebucht wurden.

Cross-Account Sync ist in solchen Szenarien besonders hilfreich, denn die entscheidende Frage lautet nicht nur “Wo befindet sich der Mitarbeitende?”, sondern “Ist dieser Mitarbeitende zu diesem Zeitpunkt bereits für einen anderen Kunden gebucht?”

Von der individuellen Synchronisierung zum standortübergreifenden Management

Cross-Account Sync löst die Herausforderung der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden, die in mehreren Accounts tätig sind.

Für größere Unternehmen stellt sich jedoch eine weitere Frage: Wie lassen sich Buchungsregeln über Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende von Standorten hinweg einheitlich verwalten?

Hier kommt der TIMIFY Branch Manager ins Spiel.

Der Branch Manager bietet Unternehmen mit mehreren Standorten eine zentrale Verwaltungsebene für ihr TIMIFY Netzwerk. Unternehmen können Standorte, Services, Ressourcen, Kundenstrukturen und globale Einstellungen zentral verwalten und gleichzeitig den einzelnen Standorten die notwendige lokale Flexibilität ermöglichen.

Cross-Account Sync kann außerdem über die globalen Buchungseinstellungen im Branch Manager aktiviert werden. Dadurch steht die Funktion im gesamten Standortnetzwerk zur Verfügung, ohne dass Administrator:innen die Einstellung für jeden einzelnen Standort separat aktivieren müssen.

Mitarbeitende können anschließend die berechtigten Accounts miteinander verbinden, die in ihren Cross-Account Sync einbezogen werden sollen.

So entstehen zwei sich ergänzende Ebenen der Steuerung:

Der Branch Manager schafft den Rahmen für die Verwaltung des Standortnetzwerks. Cross-Account Sync koordiniert die Buchungen von Mitarbeitenden, die standortübergreifend tätig sind.

Für Unternehmen, die ihre standortübergreifenden Abläufe zentralisieren möchten, bieten unsere Artikel zum Terminmanagement für mehrere Standorte und zur zentralisierten Terminplanung mit dem TIMIFY Branch Manager weitere Einblicke in das übergreifende Managementmodell.

Zentrale Kontrolle muss lokale Flexibilität nicht einschränken

Unternehmen mit mehreren Standorten benötigen häufig sowohl Standardisierung als auch Autonomie.

Die Zentrale möchte möglicherweise einheitliche Services, Buchungseinstellungen und betriebliche Richtlinien festlegen. Einzelne Standorte müssen dennoch auf lokale Öffnungszeiten, Personalplanung, Nachfrage oder Marktanforderungen reagieren können.

Dasselbe Prinzip gilt für Ressourcen.

Wenn ein Mitarbeitender an mehreren Standorten eingesetzt wird, sollte dies nicht bedeuten, dass jede Filiale die Kontrolle über ihren eigenen Kalender abgeben muss. Entscheidend ist vielmehr, dass die Standorte verlässliche Informationen über relevante Terminverpflichtungen erhalten.

Cross-Account Sync stellt diese Verbindung auf Buchungsebene her, während der Branch Manager die zentrale Verwaltung des gesamten Standortnetzwerks unterstützt.

Anstatt alle Standortkalender zu einem einzigen großen Kalender zusammenzuführen, geht es darum sicherzustellen, dass die richtigen Verfügbarkeitsinformationen zur richtigen Zeit im richtigen Account ankommen.

Ein skalierbarer Ansatz für gemeinsam eingesetzte Mitarbeitende

Für Unternehmen, die ihr Terminplanungsmodell für mehrere Standorte überprüfen, sind vier Fragen besonders hilfreich:

• Welche Mitarbeitenden oder Ressourcen sind an mehr als einem Standort tätig?
• Kann jeder Standort erkennen, wenn diese Mitarbeitenden bereits an einem anderen Standort gebucht sind?
• Wie viel manuelle Abstimmung ist derzeit erforderlich, um Terminkonflikte zu vermeiden?
• Lassen sich Buchungsregeln und Funktionen zentral verwalten, während das Standortnetzwerk wächst?

Wenn die Antwort auf die zweite Frage davon abhängt, dass jemand einen anderen Kalender prüft, einen Anruf tätigt oder eine Nachricht sendet, wird der Prozess mit zunehmendem Wachstum immer schwieriger zu skalieren.

Technologie sollte diesen Abstimmungsaufwand reduzieren.

Gemeinsam genutzte Ressourcen sollten Flexibilität schaffen, nicht Terminkonflikte

Der standortübergreifende Einsatz von Mitarbeitenden kann Unternehmen dabei helfen, vorhandenes Fachwissen besser zu nutzen, flexibler auf die Kundennachfrage zu reagieren und insgesamt agiler zu arbeiten.

Das Terminplanungsmodell muss jedoch widerspiegeln, wie diese Mitarbeitenden tatsächlich eingesetzt werden.

Eine Buchung an einem Standort sollte nicht dazu führen, dass derselbe Mitarbeitende zur gleichen Zeit an einem anderen Standort weiterhin als verfügbar erscheint.

Mit Cross-Account Sync kann TIMIFY diese Buchungsverpflichtung als Blocker in die verbundenen Standort-Accounts übertragen. In Kombination mit dem zentralisierten Ansatz des Branch Managers für die Verwaltung eines Standortnetzwerks können Unternehmen eine Terminplanungsstruktur schaffen, die lokale Abläufe unterstützt und gleichzeitig dort Transparenz schafft, wo sie benötigt wird.

Das Ergebnis ist ein einfaches Prinzip, das sich auch im großen Maßstab anwenden lässt:

Ein Mitarbeitender kann an mehreren Standorten arbeiten – aber immer nur einen Termin zur gleichen Zeit wahrnehmen.

Entdecken Sie den TIMIFY Branch Manager und erfahren Sie, wie TIMIFY Unternehmen bei der Terminplanung über komplexe Standortnetzwerke hinweg unterstützt, oder kontaktieren Sie unser Team, um Ihre Anforderungen an die standortübergreifende Terminplanung zu besprechen.