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TIMIFY Smart Serve

Software zur Verwaltung von Warteschlangen, Terminen und Laufkundschaft in einem

TIMIFY Smart Serve verbindet geplante Termine, spontane Laufkundschaft,
Check-ins, Mitarbeiterverfügbarkeit, Live-Warteschlangenanzeigen und Kundenbenachrichtigungen in einem intelligenten Serviceablauf.

Demo buchen Erfahren Sie, wie Smart Serve funktioniert
Customers checking in at a self-service kiosk with Smart Serve queue and staff assignment updates

Was ist TIMIFY Smart Serve?

TIMIFY Smart Serve ist eine intelligente Lösung für das Warteschlangenmanagement und die Servicekoordination, die Unternehmen dabei unterstützt, vereinbarte Termine und Laufkundschaft in einer einzigen Echtzeit-Warteschlange zu verwalten.Die Lösung erweitert den TIMIFY-Kalender um Funktionen wie Live-Warteschlangenlogik, Kunden-Check-in, Ressourcenkoordination, Verzögerungsmanagement, Warteschlangenanzeigen, digitale Tickets und Mitarbeiter-Workflows.

TIMIFY Smart Serve flow connecting online bookings, walk-ins, check-in, ticket creation, queue management and waiting lists

Ihr Terminplan steht fest. Ihr Tag jedoch nicht.

Die Hälfte Ihres Tages besteht aus online gebuchten Terminen, Sehtests, Beratungsgesprächen und Hörberatungen. Die andere Hälfte entfällt auf Laufkundschaft, die ohne Termin vorbeikommt. Für beide Gruppen stehen dieselben Mitarbeiter und dieselbe Zeit zur Verfügung.

Operational challenges including walk-ins outside the system, manual staff decisions, unknown customer status and daily delays

Von statischer Planung zur Echtzeit-Servicekoordination

Smart Serve bündelt Online-Buchungen, Laufkundschaft, Check-ins, Ressourcen und kundenbezogene Aktualisierungen in einer einzigen Echtzeit-Warteschlange. Das Ergebnis ist ein entspannteres Serviceumfeld, in dem Kunden und Mitarbeiter wissen, was gerade passiert.

Smart Serve live orchestration layer connecting appointments, walk-ins, delays, resources, mobile tickets, displays and operational insights

Warum Smart Serve mehr als ein Warteschlangen System ist

Smart Serve beginnt nicht erst, wenn Kund vor Ort ein Ticket ziehen, sondern bereits mit der Terminbuchung – und verbindet so geplante Termine, spontane Besuche und den gesamten Serviceablauf zu einer nahtlosen Customer Journey.

cloud and gears icon
Koordinieren Sie Termine, Laufkundschaft und Ressourcen
connection icon
Binden Sie den Terminplanungsablauf bereits vor der Ankunft ein
a hand holding a cloud with a lightbulb in it
Helfen Sie Ihren Teams zu verstehen, was sich ändert, wenn sich die Service-Situation ändert
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Erweitert die Terminplanungslogik von TIMIFY
a big screen and a mobile screen icon
Unterstützt mobile Wartemarken, Wartezimmeranzeigen und Kiosk-Abläufe
a rotating gear icon
Neuberechnung von Verzögerungen und Aktualisierung der Warteschlange in Echtzeit

How Smart Serve Works

Online booking interface showing available appointment times and resource selection

Termine werden zu Live-Tickets

Manche Kunden kommen mit einer Online-Buchung. Andere kommen einfach spontan vorbei. Smart Serve ordnet beide Gruppen sofort nach ihrer Ankunft in dieselbe Warteschlange ein, sodass die Teams geplante Termine und spontane Besuche über einen gemeinsamen Ablauf verwalten können.

Kunden mit einer Buchung können sich mit einem QR-Code oder einer Buchungsnummer anmelden, wodurch ihr Termin zu einem aktiven Warteschlangenticket wird.

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a kiosk with the smart serve landing page for walk-ins

Kunden ohne Termin werden in denselben Serviceablauf eingebunden

Per Selbstbedienung: An einem Kiosk oder Tablet scannt der Kunde seinen QR-Code oder wählt die Option „In die Warteschlange einreihen“.

Im Concierge-Modus: Ein Mitarbeiter begrüßt den Kunden vor Ort und erstellt das Ticket manuell. In beiden Fällen wird der Besuch zu einem Live-Warteschlangenticket.

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three screenshots showcasing the customer updates smart serve sends to customers

Smart Serve aktualisiert jeden Kontaktpunkt

Änderungen in der Warteschlange werden sofort auf mobilen Tickets, in den Anzeigen im Wartezimmer, auf den Kiosk-Bildschirmen und in den Mitarbeiter-Dashboards angezeigt. Kunden sehen stets den aktuellen Status, egal ob sie in der Nähe warten oder die Warteschlange auf ihrem Smartphone verfolgen.

Wenn sie aufgerufen werden, zeigt das mobile Ticket an, was als Nächstes zu tun ist – von der rechtzeitigen Rückkehr über das Verlassen der Warteschlange bis hin zur Buchung eines späteren Termins.

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Queue management interface showing staff actions for calling, processing and managing customer tickets

Mitarbeiter verwalten die Warteschlange in Echtzeit

Der Queue Manager bietet den Mitarbeitern eine zentrale Übersicht über Buchungen, Laufkundschaft, Check-ins, Ressourcen und den Status der Tickets. Teams können Kunden anrufen, Tickets durch den Ablaufprozess leiten, Zeit hinzufügen, Ressourcen neu zuweisen oder Nichterscheinen vermerken – alles von einem Arbeitsbereich aus.

Jede Aktion aktualisiert die Warteschlange in Echtzeit und protokolliert, was tatsächlich passiert ist – von Nichterscheinen bis hin zur tatsächlichen Servicedauer. So bleibt der Servicealltag übersichtlich, unter Kontrolle und lässt sich im Laufe der Zeit leichter verbessern.

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Appointment and ticket prediction icon

Vorhersagen - Sehen, was kommt:

Smart Serve nutzt anstehende Termine, Servicedauern und die Verfügbarkeit von Ressourcen, um eine Echtzeit-Prognose für den nächsten Teil des Tages zu erstellen. Ihr Team kann die erwartete Nachfrage erkennen, bevor sie zu Druck wird – so können sich die Mitarbeiter auf anstehende Termine, Laufkundschaft und mögliche Engpässe vorbereiten.

Queue adjustment controls icon

Anpassen - Reagieren, wenn sich die Situation ändert

Wenn ein Service länger dauert, ein Laufkundschaft in die Warteschlange einreiht, eine Buchung storniert wird oder eine Ressource nicht mehr verfügbar ist, aktualisiert Smart Serve den Ablauf in Echtzeit. Anstatt zuzulassen, dass Verzögerungen Chaos verursachen, berechnet das System die Reihenfolge in der Warteschlange, die geschätzten Wartezeiten und die Ressourcenzuweisungen nach Möglichkeit neu.

Verified customer update icon

Überprüfen - alle Ansichten stets korrekt halten

Jede Aktualisierung wird mit der Planungslogik von TIMIFY synchronisiert, sodass Mitarbeiter-Dashboards, Kundendisplays, mobile Tickets und Warteschlangenansichten alle dieselbe betriebliche Realität widerspiegeln. So können Teams Doppelbuchungen, versäumte Aktualisierungen und widersprüchliche Informationen vermeiden.

Geben Sie Ihrem Team die nötige Kontrolle - ohne zusätzlichen manuellen Aufwand

  • Behalten Sie die gesamte Warteschlange im Blick: Wartende Kunden, aufgerufene Tickets, laufende Services und Vorgänge, die Aufmerksamkeit erfordern.
  • Verwalten Sie Tickets schnell und effizient: Kunden aufrufen, No-Shows markieren, Zeiten anpassen und Ressourcen neu zuweisen.
  • Halten Sie den Kontext jederzeit zusammen: Filtern Sie nach Service, Mitarbeiter oder Ressource, während alle Kundendetails direkt mit dem jeweiligen Ticket verknüpft bleiben.
Staff member using TIMIFY Smart Serve Queue Manager to manage live customer tickets and service status
STARTEN SIE NOCH HEUTE

Machen Sie jede Kundenankunft einfacher zu verwalten

Erfahren Sie, wie TIMIFY Smart Serve Ihrem Team dabei hilft,

  • Termine,
  • Laufkundschaft,
  • Mitarbeiterverfügbarkeit,
  • Warteschlangenanzeigen
  • und Kundenbenachrichtigungen

in einem intelligenten Serviceablauf zu verbinden.

Häufige Fragen (FAQs)

Was ist die Warteschlangenmanagement-Software TIMIFY Smart Serve?
TIMIFY Smart Serve ist eine intelligente Warteschlangenmanagement-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, gebuchte Termine, spontane Besuche, Kunden-Check-ins, Mitarbeiterverfügbarkeit und Live-Warteschlangenaktualisierungen in einem Echtzeit-Serviceablauf zu verwalten. Sie erweitert die Terminplanungslogik von TIMIFY um Funktionen für das Warteschlangenmanagement und hilft Teams, auch bei wechselnden Abläufen im Tagesgeschäft jederzeit den Überblick zu behalten.
Kann Smart Serve Wartezeiten und den Warteschlangenstatus in Echtzeit aktualisieren?
Ja. Smart Serve funktioniert als Echtzeit-Warteschlangenmanagement-System. Wenn ein Service länger dauert, ein spontaner Besuch zur Warteschlange hinzukommt, ein Kunde verspätet ist, eine Buchung storniert wird oder eine Ressource nicht verfügbar ist, kann der Warteschlangenablauf über Mitarbeiter-Dashboards, mobile Tickets, Kiosk-Ansichten und Warteschlangenanzeigen im Wartebereich hinweg aktualisiert werden.
Worin unterscheidet sich Smart Serve von einem klassischen Warteschlangensystem?
Viele Warteschlangensysteme beginnen erst, wenn ein Kunde ein Ticket zieht. Smart Serve setzt früher an, indem es die Warteschlange mit der Terminplanung, der Servicedauer, der Mitarbeiterverfügbarkeit und der Ressourcenplanung verbindet. Dadurch ist Smart Serve eine umfassendere Lösung zur Service-Orchestrierung – und nicht nur ein reines Ticketing-Tool.
Umfasst Smart Serve den Kunden-Check-in für bestehende Termine?
Ja. Smart Serve bietet eine Check-in-Lösung für gebuchte Termine und spontane Besuche. Kunden können bei ihrer Ankunft einchecken; ihre Buchung wird anschließend automatisch in ein Live-Warteschlangenticket umgewandelt. So kann das Team Ankünfte effizienter steuern, den manuellen Aufwand am Empfang reduzieren und den Serviceablauf organisiert halten.
Wie verwaltet TIMIFY Smart Serve Termine und spontane Besuche in einer gemeinsamen Warteschlange?
TIMIFY Smart Serve kombiniert Termin-Warteschlangenmanagement und Walk-in-Warteschlangenmanagement in einer gemeinsamen Live-Warteschlange. Gebuchte Termine werden zu aktiven Tickets, sobald Kunden einchecken. Spontane Besuche können durch Mitarbeiter, über ein Self-Service-Kiosk oder über einen digitalen Check-in-Ablauf hinzugefügt werden. So erhält das Team eine klare Gesamtübersicht über alle Kunden, die auf ihren Service warten.
Kann Smart Serve mit Warteschlangenanzeigen im Wartebereich und Kiosken genutzt werden?
Ja. Smart Serve unterstützt kundenorientierte Touchpoints wie Warteschlangenanzeigen im Wartebereich, mobile Ticketseiten und Kiosk-Abläufe. Aktualisierungen der Warteschlange können über diese Ansichten hinweg dargestellt werden. So bleiben Kunden jederzeit informiert, ohne wiederholt beim Personal nach dem aktuellen Status fragen zu müssen.
Für wen wurde TIMIFY Smart Serve entwickelt?
TIMIFY Smart Serve wurde für Unternehmen entwickelt, die sowohl gebuchte Termine als auch spontane Besuche verwalten – insbesondere in Serviceumgebungen, in denen sich die Nachfrage im Tagesverlauf verändert. Die Lösung eignet sich für Teams, die mehr Transparenz, weniger manuelle Aktualisierungen und eine zuverlässigere Möglichkeit benötigen, Kundenankünfte, Wartezeiten und die Auslastung der Mitarbeiter zu steuern.
Welche Tools nutzen Mitarbeiter zur Verwaltung der Warteschlange?
Mitarbeiter nutzen den Queue Manager, um Live-Ticketstatus wie „In Warteschlange“, „Aufgerufen“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „No Show“ einzusehen und zu verwalten. Sie können den nächsten Kunden aufrufen, No-Shows markieren, die Servicedauer anpassen, Tickets einer anderen Ressource zuweisen und die Warteschlange nach Service, Mitarbeiter oder Ressource filtern.