Gérez les événements complets grâce à la liste d'attente du groupe TIMIFY
La fonctionnalité Liste d'attente de groupe vous permet de gérer efficacement les inscriptions des clients lorsque toutes les places disponibles pour un service de groupe sont réservées. Une fois que le groupe a atteint sa capacité maximale, les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente au lieu d'être refusés.
Si un participant annule et qu'une place se libère, le système attribue automatiquement les places vacantes aux participants inscrits sur la liste d'attente, selon des règles prédéfinies.
Cette fonctionnalité aide les entreprises à remplir leurs événements, à réduire les modifications manuelles de réservation et à assurer le bon déroulement des activités de groupe telles que les cours, les ateliers et les événements.
Cette fonctionnalité est idéale pour :
Les petites entreprises et les sociétés qui proposent des services collectifs tels que des cours, des ateliers ou des événements.
Les entreprises qui utilisent la réservation en ligne pour leurs activités collectives.
Les entreprises qui souhaitent améliorer leur taux de participation sans avoir recours à une intervention manuelle.
ℹ️ Remarque : vous devez disposer au minimum d'un abonnement TIMIFY Premium ou Enterprise pour utiliser la liste d'attente de groupe.
Structure de l'article:
1. Comment activer la liste d'attente du groupe
Cette fonctionnalité peut être activée depuis l'application Web ou le BranchManager.
Vous pouvez activer la liste d'attente en modifiant le service de groupe général ou la réservation de groupe spécifique dans votre calendrier.
1.1. Activer dans les services de groupe
Allez dans Gestion > Services de groupe.
Créez un nouveau service de groupe (en cliquant sur le bouton rouge « + ») ou modifiez-en un existant.
Dans la section Paramètres en bas, cochez Permettre l'inscription sur liste d'attente en cas de réservation complète.
Vous pouvez ensuite choisir la méthode d'attribution que vous souhaitez utiliser:
Premier ajustement (par défaut) : attribue la première place au premier client dont la réservation correspond aux créneaux disponibles (les petits groupes peuvent être placés plus tôt).
Ordre strict : suit l'ordre d'inscription et n'attribue que le premier de la file lorsque suffisamment de créneaux sont disponibles pour l'ensemble du groupe.
1.2. Activer dans les réservations de groupe du calendrier
Dans votre calendrier, cliquez sur un créneau et ajoutez une réservation de groupe.
Cochez la case « Autoriser les inscriptions sur liste d'attente lorsque le groupe est complet » dans les paramètres de réservation de groupe, puis choisissez la méthode d'attribution que vous souhaitez utiliser.
Enregistrez la réservation.
ℹ️ Remarque : le fait que le paramètre soit sélectionné initialement dans le calendrier dépend de sa sélection dans les paramètres du service de groupe.
2. Comment vos clients s'inscrivent sur la liste d'attente
Lorsqu'un service est complet :
Dans le widget de réservation, les clients verront s'afficher un message « Complet — Inscrivez-vous sur la liste d'attente ».
Si le paiement en ligne est autorisé pour le service en question, le système l'ignore lors de l'inscription, car la participation n'est pas garantie.
Un e-mail de confirmation de liste d'attente est automatiquement envoyé au client qui figure sur la liste d'attente (les ressources ne reçoivent pas de notification) pour confirmer son statut en attente.
3. Comment les créneaux libres sont attribués
Lorsqu'un participant annule ou est retiré de la réservation de groupe :
Le système attend cinq minutes avant de réattribuer les places disponibles.
Les places disponibles sont automatiquement proposées aux participants de la liste d'attente en fonction de la règle que vous avez sélectionnée (Premier ajustement, premier servi ou Ordre strict).
Le client attribué reçoit un e-mail de confirmation de réservation standard une fois que la place est réservée.
S'il ne reste aucun client éligible, la place reste disponible pour une réattribution manuelle.
4. Comment consulter et gérer la liste d'attente
Vous pouvez surveiller et gérer votre liste d'attente directement dans la vue des détails de la réservation.
Cliquez sur la réservation de groupe correspondante dans votre calendrier et accédez à l'aperçu de la réservation.
Sélectionnez l'onglet Liste d'attente.
Vous pouvez ici :
Afficher tous les participants en attente et leurs détails.
Utiliser la barre de recherche pour trouver des clients par leur nom.
Exporter la liste pour une utilisation hors ligne.
5. Conseils importants
Les listes d'attente peuvent contenir jusqu'à 100 participants et invités au total (par exemple, 50 participants + 50 invités).
Les clients inscrits sur les listes d'attente sont exclus des statistiques, mais protégés contre toute suppression automatique ou manuelle.
Si vous désactivez la liste d'attente, les clients existants restent visibles, mais ne sont plus traités. Une fois le paramètre réactivé, les clients en attente occuperont instantanément les places vacantes.
La liste d'attente continue de fonctionner même si la réservation en ligne est désactivée ultérieurement pour ce service de groupe.
ℹ️ Le paiement doit être effectué manuellement après qu'un client soit passé de la liste d'attente à une réservation confirmée.
6. FAQ
Q : Comment mes clients sauront-ils qu'ils sont sur la liste d'attente ?
Lorsque tous les créneaux sont complets, les clients qui réservent via votre widget reçoivent automatiquement un e-mail de confirmation d'inscription sur la liste d'attente. Cet e-mail explique clairement que leur place n'est pas encore confirmée et qu'ils seront informés si une place se libère.
Q : Comment les clients sont-ils informés lorsqu'une place se libère ?
Si le système attribue une place disponible à un client inscrit sur la liste d'attente, celui-ci recevra automatiquement votre e-mail standard de confirmation de réservation. Aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire, mais assurez-vous que les notifications de réservation sont activées dans vos paramètres de communication.
Q : Les clients seront-ils informés s'ils n'obtiennent jamais de place ?
Non. Ils ne recevront qu'une confirmation initiale lors de leur inscription et, le cas échéant, une confirmation de réservation lorsqu'ils seront transférés vers l'événement. Vous pouvez les contacter manuellement si vous souhaitez leur proposer une autre date.
Q : Les clients peuvent-ils voir leur statut sur la liste d'attente en ligne ?
Non, les clients reçoivent des notifications par e-mail uniquement lorsqu'ils s'inscrivent sur la liste d'attente et lorsqu'une place se libère.
Q : Les clients seront-ils facturés lorsqu'ils s'inscrivent sur la liste d'attente ?
Non, l'étape de paiement est ignorée car la participation n'est pas garantie. Une fois qu'un client passe à une réservation confirmée, vous pouvez obtenir le paiement manuellement.