Gestiona tus eventos sin perder una sola reserva con la Lista de Espera para Grupos de TIMIFY
La función Lista de espera de grupo le permite gestionar de manera eficiente las inscripciones de los clientes cuando todas las plazas de un servicio de grupo están reservadas. Una vez que el grupo alcanza su capacidad máxima, los clientes pueden inscribirse en la lista de espera en lugar de ser rechazados.
Si un participante cancela y queda una plaza disponible, el sistema pasa automáticamente a los participantes de la lista de espera a las plazas libres según las reglas de asignación predefinidas.
Esta función ayuda a las empresas a mantener los eventos completos, reducir las reservas manuales y mantener un funcionamiento fluido de las actividades grupales, como clases, talleres y eventos.
Esta función es perfecta para:
Pequeñas empresas y negocios que ofrecen servicios grupales, como clases, talleres o eventos.
Empresas que dependen de las reservas online para actividades grupales.
Negocios que desean mejorar los índices de asistencia sin depender de la intervención manual.
ℹ️ Nota: Para utilizar la lista de espera grupal, es necesario tener al menos un plan TIMIFY Premium o Enterprise.
Estructura del artículo:
1. Cómo habilitar la lista de espera del grupo
La función se puede activar desde la aplicación web o desde Branch Manager.
Puede habilitar la lista de espera editando el servicio general del grupo o la reserva específica del grupo en su calendario.
1.1. Habilitar en Servicios de grupo
Ve a Administración > Servicios grupales.
Crea un nuevo servicio grupal (haciendo clic en el botón rojo con el signo más) o edita uno ya existente.
En la sección Configuración, en la parte inferior, marca la casilla Permitir inscripciones en lista de espera cuando esté completa.
A continuación, puede elegir el método de asignación que desea utilizar:
Primer ajuste (predeterminado): asigna al primer cliente cuya reserva se ajusta a las plazas disponibles (los grupos más pequeños pueden colocarse antes).
Orden estricto: sigue el orden de inscripción y solo asigna al primero de la fila cuando hay suficientes franjas horarias disponibles para todo su grupo.
1.2. Habilitar en Reservas de grupo del calendario
En tu calendario, haz clic en una franja horaria y añade una reserva de grupo.
Marque la casilla «Permitir inscripciones en lista de espera cuando esté completo» en la configuración de reservas de grupo y, a continuación, elija el método de asignación que desea utilizar.
Guarda la reserva.
ℹ️ Nota: Que la configuración esté seleccionada inicialmente en el calendario depende de si está seleccionada en la configuración del servicio de grupo.
2. Cómo se unen sus clientes a la lista de espera
Cuando un servicio está completo:
En el widget de reservas, los clientes verán un mensaje en un banner que dice «Completo: únete a la lista de espera».
Si se permite el pago en línea para ese servicio específico, el sistema lo omite durante el registro, ya que la participación no está garantizada.
Se envía automáticamente un correo electrónico de confirmación de la lista de espera al cliente que está en la lista de espera (los recursos no reciben ninguna notificación) para confirmar su estado de espera.
3. Cómo se asignan las plazas libres
Cuando un participante cancela o es eliminado de la reserva de grupo:
El sistema espera cinco minutos antes de reasignar cualquier plaza libre.
Las plazas disponibles se ofrecen automáticamente a los participantes de la lista de espera según la regla seleccionada (Primer ajuste u Orden estricto).
El cliente asignado recibe un correo electrónico de confirmación de reserva estándar una vez que se asegura la plaza.
Si no quedan clientes elegibles, la plaza permanece disponible para su reasignación manual.
4. Cómo ver y gestionar la lista de espera
Puede supervisar y gestionar su lista de espera directamente en la vista de detalles de la reserva.
Haga clic en la reserva de grupo correspondiente en su calendario y vaya a Vista previa de la reserva.
Seleccione la pestaña Lista de espera.
Aquí puede:
Ver todos los participantes en lista de espera y sus detalles.
Utilizar la barra de búsqueda para encontrar clientes por su nombre.
Exportar la lista para su uso sin conexión.
5. Consejos importantes
Las listas de espera pueden contener hasta 100 participantes e invitados en total (por ejemplo, 50 participantes + 50 invitados).
Los clientes en lista de espera quedan excluidos de las estadísticas, pero están protegidos contra la eliminación automática o manual.
Si desactiva la lista de espera, los clientes existentes seguirán siendo visibles, pero ya no se procesarán. Una vez que se vuelva a activar la configuración, los clientes en espera ocuparán instantáneamente las plazas vacías.
La lista de espera sigue funcionando incluso si posteriormente se desactiva la reserva online para ese servicio grupal.
ℹ️ El pago debe cobrarse manualmente después de que un cliente pase de la lista de espera a una reserva confirmada.
6. Preguntas frecuentes
P: ¿Cómo sabrán mis clientes que están en la lista de espera?
Cuando todas las plazas estén completas, los clientes que reserven a través de su widget recibirán automáticamente un correo electrónico de confirmación de la lista de espera. En él se explica claramente que su plaza aún no está confirmada y que se les notificará si se libera alguna.
P: ¿Cómo se notifica a los clientes cuando se libera una plaza?
Si el sistema asigna a un cliente de la lista de espera a una plaza libre, recibirá automáticamente su correo electrónico estándar de confirmación de reserva. No es necesario realizar ninguna configuración adicional, pero asegúrese de que las notificaciones de reserva estén habilitadas en su configuración de comunicación.
P: ¿Se notificará a los clientes si nunca consiguen una plaza?
No. Solo recibirán una confirmación inicial al inscribirse y, si procede, una confirmación de reserva cuando se les asigne una plaza en el evento. Puede ponerse en contacto con ellos manualmente si desea ofrecerles una fecha alternativa.
P: ¿Pueden los clientes ver su estado en la lista de espera en línea?
No, los clientes solo reciben notificaciones por correo electrónico cuando se inscriben en la lista de espera y cuando hay una plaza disponible.
P: ¿Se cobrará a los clientes cuando se inscriban en la lista de espera?
No, se omite el paso del pago porque la participación no está garantizada. Una vez que un cliente pasa a una reserva confirmada, puede cobrar el pago manualmente.