Verwalten Sie ausgebuchte Veranstaltungen mit der TIMIFY-Gruppenwarteliste
Mit der Funktion „Gruppenwarteliste“ können Sie Kundenanmeldungen effizient verwalten, wenn alle Teilnehmerplätze in einer Gruppenleistung ausgebucht sind. Sobald die Gruppe ihre Kapazitätsgrenze erreicht hat, können sich Kunden für die Warteliste registrieren, anstatt abgewiesen zu werden.
Wenn ein Teilnehmer storniert und ein Platz frei wird, verschiebt das System automatisch Teilnehmer von der Warteliste auf die freien Plätze, basierend auf vordefinierten Zuweisungsregeln.
Diese Funktion hilft Unternehmen dabei, Veranstaltungen voll zu halten, manuelle Umbuchungen zu reduzieren und einen reibungslosen Ablauf von Gruppenaktivitäten wie Kursen, Workshops und Veranstaltungen zu gewährleisten.
Diese Funktion eignet sich ideal für:
Kleine Unternehmen und Betriebe, die Gruppendienstleistungen wie Kurse, Workshops oder Veranstaltungen anbieten.
Unternehmen, die für Gruppenaktivitäten auf Online-Buchungen angewiesen sind.
Unternehmen, die ihre Teilnahmequoten verbessern möchten, ohne auf manuelle Eingriffe angewiesen zu sein.
ℹ️ Hinweis: Um die Gruppenwarteliste nutzen zu können, benötigen Sie mindestens einen TIMIFY Premium- oder Enterprise-Tarif.
Artikelstruktur:
1. So aktivieren Sie die Gruppenwarteliste
Die Funktion kann über die WebApp oder den Branch Manager aktiviert werden.
Sie können die Warteliste aktivieren, indem Sie die allgemeine Gruppenleistung oder die spezifische Gruppenbuchung in Ihrem Kalender bearbeiten.
1.1. Gruppenleistungen
Gehen Sie zu Verwaltung > Gruppenleistung
Erstellen Sie eine neue Gruppenleistung (durch Klicken auf die rote Plus-Schaltfläche) oder bearbeiten Sie eine bestehende.
Aktivieren Sie unter „Gruppenbuchungseinstellungen“ die Option „Wartelistenanmeldungen zulassen, wenn ausgebucht“.
Anschließend können Sie die gewünschte Zuweisungsmethode auswählen:
Erste Anpassung (Standard): Weist den ersten Kunden zu, dessen Buchung zu den verfügbaren Plätzen passt (kleinere Gruppen können früher platziert werden).
Strenge Ordnung: Befolgt die Reihenfolge der Anmeldungen und weist nur den ersten in der Reihe zu, wenn genügend Plätze für die gesamte Gruppe frei sind.
1.2. Gruppenbuchungen im Kalender
Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen Termin und fügen Sie eine Gruppenbuchung hinzu.
Aktivieren Sie unter „Gruppeneinstellungen“ die Option „Anmeldungen auf der Warteliste zulassen, wenn sie ausgebucht sind“ und wählen Sie dann die gewünschte Zuweisungsmethode aus.
Speichern Sie die Buchung.
ℹ️ Hinweis: Ob die Einstellung zunächst im Kalender ausgewählt wird, hängt davon ab, ob sie in den Gruppeneinstellungen ausgewählt ist.
2. Wie Ihre Kunden auf die Warteliste kommen
Wenn eine Leistung ausgebucht ist:
Im Buchungs-Widget wird den Kunden die Banner-Meldung „Ausgebucht – In die Warteliste eintragen“ angezeigt.
Falls für die jeweilige Leistung eine Online-Zahlung möglich ist, überspringt das System diese während der Anmeldung, da die Teilnahme nicht garantiert ist.
Kunden, die auf der Warteliste stehen, erhalten automatisch eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Wartelistenposition (Ressourcen erhalten keine Benachrichtigung).
3. Wie freie Plätze vergeben werden
Wenn ein Teilnehmer storniert oder aus der Gruppenbuchung entfernt wird:
Das System wartet fünf Minuten, bevor es freie Plätze neu zuweist.
Verfügbare Plätze werden den Teilnehmern auf der Warteliste automatisch gemäß der von Ihnen ausgewählten Regel (Erste Anpassung oder Strenge Ordnung) angeboten.
Der zugewiesene Kunde erhält eine Standard-Buchungsbestätigung per E-Mail, sobald der Platz gesichert ist.
Wenn keine berechtigten Kunden mehr verfügbar sind, bleibt der Platz für eine manuelle Neuzuweisung verfügbar.
4. So zeigen Sie die Warteliste an und verwalten sie
Sie können Ihre Warteliste direkt in der Buchungsdetailansicht überwachen und verwalten.
Klicken Sie in Ihrem Kalender auf die entsprechende Gruppenbuchung und gehen Sie zur Buchungsvorschau.
Wählen Sie die Registerkarte „Warteliste“.
Hier können Sie:
Alle wartenden Teilnehmer und deren Details anzeigen.
Die Suchleiste verwenden, um Kunden nach Namen zu suchen.
Die Liste für die Offline-Nutzung exportieren.
5. Wichtige Tipps
Wartelisten können insgesamt bis zu 100 Teilnehmer und Gäste aufnehmen (z. B. 50 Teilnehmer + 50 Gäste).
Kunden auf Wartelisten werden aus Statistiken ausgeschlossen, aber vor automatischer oder manueller Löschung geschützt.
Wenn Sie die Warteliste deaktivieren, bleiben bestehende Kunden sichtbar, werden aber nicht mehr verarbeitet. Sobald die Einstellung wieder aktiviert wird, füllen die wartenden Kunden sofort die freien Plätze.
Die Warteliste funktioniert auch dann weiter, wenn die Online-Buchung für diesen Gruppenservice später deaktiviert wird.
ℹ️ Die Zahlung muss manuell eingezogen werden, nachdem ein Kunde von der Warteliste zu einer bestätigten Buchung hochgestuft wurde.
6. FAQ
F: Wie erfahren meine Kunden, dass sie auf der Warteliste stehen?
Wenn alle Plätze belegt sind, erhalten Kunden, die über Ihr Widget buchen, automatisch eine E-Mail mit der Bestätigung ihrer Platzierung auf der Warteliste. Darin wird deutlich erklärt, dass ihr Platz noch nicht bestätigt ist und dass sie benachrichtigt werden, sobald ein Platz frei wird.
F: Wie werden Kunden benachrichtigt, wenn ein Platz frei wird?
Wenn das System einen Kunden auf der Warteliste einem freien Platz zuweist, erhält dieser automatisch Ihre Standard-Buchungsbestätigungs-E-Mail. Es sind keine zusätzlichen Einstellungen erforderlich, aber stellen Sie sicher, dass Buchungsbenachrichtigungen in Ihren Kommunikationseinstellungen aktiviert sind.
F: Werden Kunden benachrichtigt, wenn sie keinen Platz bekommen?
Nein. Sie erhalten nur eine erste Bestätigung bei der Anmeldung und gegebenenfalls eine Buchungsbestätigung, wenn Sie in die Veranstaltung aufgenommen werden. Sie können sie manuell kontaktieren, wenn Sie ihnen einen alternativen Termin anbieten möchten.
F: Können Kunden ihren Status auf der Warteliste online einsehen?
Nein, Kunden erhalten nur dann E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sie sich auf die Warteliste setzen lassen und wenn ein Platz frei wird.
F: Werden Kunden bei der Aufnahme in die Warteliste Gebühren berechnet?
Nein, der Zahlungsschritt wird übersprungen, da die Teilnahme nicht garantiert ist. Sobald ein Kunde zu einer bestätigten Buchung wechselt, können Sie die Zahlung manuell einziehen.